Kiinteistöissä tarvitaan jatkuvasti turvallisuuteen, huoltoihin ja muuhun ylläpitoon liittyvää tietoa. Ongelmana ei välttämättä ole näiden tietojen puuttuminen, vaan se, että tieto on hajallaan eri järjestelmissä, verkkokansioissa, sähköposteissa ja paperisissa dokumenteissa. Turvallisuuden kannalta ratkaisevaa on tietää, mikä tieto on ajantasaista, kuka vastaa sen ylläpidosta ja mistä tiedot löytyvät silloin, kun niitä tarvitaan.
Tietoa on paljon, mutta onko se hallinnassa?
Kiinteistön elinkaaren aikana tietoa kertyy jatkuvasti lisää. Pelastussuunnitelmien, huolto-ohjeiden ja tarkastuspöytäkirjojen lisäksi hallittavana on esimerkiksi laitetietoja, huoltohistoriaa, turvallisuushavaintoja ja eri toimijoiden tuottamia dokumentteja. Tietojen pitäisi myös pysyä ajan tasalla kiinteistössä, sen käyttäjissä ja teknisissä järjestelmissä tapahtuvien muutosten mukana. Mitä enemmän tietoa ja eri osapuolia kokonaisuuteen liittyy, sitä tärkeämpää on tietää, missä ajantasainen tieto sijaitsee ja miten sitä ylläpidetään.
Kun tieto jakautuu useaan paikkaan, sen ajantasaisuudesta on vaikeampi varmistua. Samasta dokumentista voi olla tallennettuna useita versioita, eikä käyttäjä välttämättä tiedä, mikä niistä on voimassa. Henkilövaihdosten yhteydessä tärkeää tietoa voi myös jäädä yksittäisen henkilön sähköpostiin tai muistin varaan.
Tiedonhallinnan puutteet voivat näkyä hyvin konkreettisesti kiinteistön arjessa:
- Huolto tai tarkastus voi jäädä tekemättä ajallaan, jos aiempien toimenpiteiden ajankohdista ja tulevista määräajoista ei ole selkeää tietoa.
- Tarkastuksessa havaittu puute voi puolestaan jäädä korjaamatta, jos tieto ei välity oikealle henkilölle.
- Vanhentunut turvallisuusohje voi ohjata toimimaan tavalla, joka ei enää vastaakaan nykyisiä olosuhteita ja toimintatapoja.
Tiedonhallinnan ongelmasta voi näin muodostua myös turvallisuusriski.
Turvallisuustiedon pitää toimia osana arkea
Turvallisuusdokumentteja ei laadita vain tarkastuksia tai viranomaisvaatimuksia varten. Niiden pitäisi tukea kiinteistön turvallista käyttöä ja ylläpitoa joka päivä. Tämä edellyttää, että tieto on helposti löydettävissä, ymmärrettävässä muodossa ja tarvittaessa nopeasti päivitettävissä.
Kiinteistön tietoja tarvitsevat monet eri käyttäjät. Omistaja tai hallinto tarvitsee kokonaiskuvan kiinteistön turvallisuustilanteesta, kun taas huolto tarvitsee tarkempia teknisiä tietoja ja huoltohistoriaa. Kiinteistön käyttäjille olennaisia ovat puolestaan turvalliseen toimintaan liittyvät ohjeet. Poikkeustilanteessa myös pelastusviranomaiset voivat tarvita nopeasti tietoa rakennuksesta ja sen erityisistä riskikohteista. Kaikkien ei tarvitse nähdä kaikkea, mutta jokaisen pitäisi päästä helposti juuri sen tiedon äärelle, jota hän tarvitsee.
Digitaaliset työkalut kokoavat tiedon yhteen
Digitaalisen tiedonhallinnan hyöty syntyy siitä, että ajantasainen tieto löytyy yhdestä paikasta ja sitä voidaan ylläpitää osana kiinteistön arkea. Huoltohistoria kertoo, mitä on tehty, tulevien toimenpiteiden seuranta auttaa huolehtimaan määräajoista, ja kohteisiin liitetyt tiedot säilyvät löydettävissä myös henkilövaihdosten jälkeen. Kun tietoa päivitetään keskitetysti, vähenee myös tarve ylläpitää samoista asioista useita erillisiä dokumentteja ja versioita. Codeax SAFE ja Codeax REAL on kehitetty hieman erilaisiin käyttötarpeisiin, mutta molemmissa lähtökohtana on tiedon helppo löydettävyys, ylläpito ja hyödyntäminen.
Codeax SAFE -pelastussuunnitelma helpottaa kiinteistön turvallisuuteen ja varautumiseen liittyvien tietojen ylläpitoa ja hyödyntämistä. Pelastussuunnitelmaan kirjataan esimerkiksi turvallisuusjärjestelyihin, riskeihin ja toimintaohjeisiin liittyviä tietoja. Tietoja voidaan päivittää nopeasti aina tarpeen mukaan, jolloin ajantasainen turvallisuustieto pysyy helposti käyttäjien saatavilla.
Codeax REAL -kiinteistön tiedonhallintaohjelma puolestaan kokoaa kiinteistön ylläpitoon ja tekniseen tietoon liittyvät asiat yhteen. Huoltokohteisiin voidaan liittää esimerkiksi laitedokumentteja ja ohjeita sekä tallentaa huoltohistoriaa, jolloin tarvittavaa tietoa ei tarvitse etsiä useasta eri paikasta. Keskitetty tieto helpottaa kokonaisuuden hallintaa ja selkeyttää esimerkiksi tehtyjen ja tulevien huolto- ja ylläpitotoimenpiteiden seurantaa.
Visuaalinen tieto helpottaa kokonaisuuden hahmottamista
Tiedon löydettävyyttä voidaan helpottaa myös esittämällä sitä visuaalisesti. Kun tieto yhdistetään suoraan oikeaan rakennukseen, tilaan, laitteeseen tai huoltokohteeseen, käyttäjän ei tarvitse etsiä sitä erillisistä dokumenteista tai tiedostolistoista. Codeaxin ohjelmissa kuviin tehtäviin merkintöihin voidaan aina liittää tarkempia tietoja. Näin merkityn kohteen sijainti ja siihen liittyvät tiedot, kuten ohjeet ja huoltoaikataulut, ovat helposti hahmotettavissa yhdestä näkymästä.
Codeax-alustalla eri käyttötarkoituksiin suunnitellut ohjelmat toimivat rinnakkain. SAFE ja REAL täydentävät toisiaan turvallisuuden ja kiinteistön ylläpidon eri tarpeissa, jolloin tarvittavat työkalut löytyvät yhden alustan kautta ilman useita erillisiä järjestelmiä.
Hyvin hallittu tieto tukee kiinteistön turvallisuutta
Kiinteistön turvallisuus muodostuu toimintakuntoisista teknisistä järjestelmistä ja ihmisten toiminnasta. Näiden kaikkien taustalla tarvitaan ajantasaista tietoa järjestelmistä, huolloista, tarkastuksista ja turvallisuusohjeista. Jos tieto on hajallaan, vanhentunutta tai vaikeasti löydettävissä, myös käytännön turvallisuustyö vaikeutuu.
Hyvä tiedonhallinta ei itsessään korjaa teknistä vikaa tai poista turvallisuusriskiä. Se kuitenkin auttaa havaitsemaan puutteita, välittämään tietoa oikeille henkilöille ja tekemään tarvittavat toimenpiteet ajoissa. Tiedonhallinta on tärkeä osa kiinteistön turvallisuutta ja suunnitelmallista ylläpitoa.
