Vuodenvaihde on monessa organisaatiossa luonnollinen ajankohta pysähtyä, katsoa taaksepäin ja suunnitella tulevaa. Samalla se tarjoaa tilaisuuden tarkastella turvallisuuden ja riskienhallinnan kokonaisuutta. Kuten teknisten järjestelmien huolto-ohjelma tai ajoneuvon vuosihuolto, myös turvallisuusdokumentit vaativat säännöllistä tarkastamista ja päivittämistä pysyäkseen käyttökelpoisina.
Miksi turvallisuusasiakirjoja pitää päivittää?
Pelastussuunnitelma, riskienarvioinnit, räjähdyssuojausasiakirja (ATEX) ja muut turvallisuusasiakirjat eivät ole kertaluonteisia velvoitteita. Ne heijastavat aina tilannekuvaa ja kun olosuhteet muuttuvat, pitäisi myös dokumentaation sisältöä päivittää. Organisaatioissa tapahtuu vuoden aikana jatkuvasti muutoksia: henkilökuntaa vaihtuu, tiloja remontoidaan, laitteita uusitaan ja toimintoja järjestellään uudelleen. Nämä muutokset voivat vaikuttaa suoraan työpaikan riskeihin ja turvallisuusjärjestelyihin. Jos dokumentaatio ei pysy muutoksissa mukana, ohjeistus ei välttämättä toimi tositilanteessa.
Turvallisuusdokumentit saattavat vanhentua, ellei niille varata säännöllistä tarkastusajankohtaa. Vuosihuolto tarjoaa selkeän rutiinin: vähintään kerran vuodessa otetaan dokumentaatio esiin ja varmistetaan, että ne ovat edelleen relevantteja, kattavia ja helposti saatavilla.
Tarkistuslista turvallisuuden vuosihuoltoon
Hyvä vuosihuolto alkaa selkeästä suunnitelmasta. Käytännössä kannattaa tarkistaa ainakin seuraavat asiat:
- Onko henkilöstössä tapahtunut muutoksia, jotka vaikuttavat vastuisiin tai ohjeistuksiin?
- Ovatko vastuuhenkilöt ja yhteystiedot ajan tasalla?
- Onko tiloissa tai teknisissä ratkaisuissa tehty muutoksia?
- Vastaavatko dokumentit organisaation nykyisiä käytäntöjä ja toimintamalleja?
- Onko dokumenteissa mainitut ohjeet, laitteet tai reitit edelleen voimassa?
- Onko tapahtunut läheltä piti -tilanteita, joiden perusteella ohjeita tulisi päivittää?
- Onko koko henkilöstö perehdytetty pelastussuunnitelmaan ja turvallisuusohjeisiin, ja onko niitä harjoiteltu käytännössä?
- Ovatko asiakirjat helposti löydettävissä ja käytettävissä, esimerkiksi digitaalisessa muodossa?
Codeaxin turvallisuusalusta helpottaa turvallisuustyön ylläpitoa
Digitaalisessa ympäristössä asiakirjojen tarkistaminen ja päivittäminen ei ole enää hidasta mapin selaamista tai versioiden vertailua. Codeaxin turvallisuusalusta mahdollistaa koko turvallisuusdokumentaation keskittämisen yhteen paikkaan. Järjestelmässä dokumenttien tarkistaminen on nopeaa, versiohistoria tallentuu automaattisesti ja päivitykset ovat heti kaikkien käyttäjien nähtävillä.
Vuosihuolto ei tarkoita, että kaikki pitäisi tehdä uudelleen. Usein pienikin päivitys riittää, jotta tiedot pysyvät ajan tasalla. Juuri tähän Codeax SAFE tarjoaa yksinkertaisen ratkaisun.
Tee turvallisuuden ylläpidosta rutiini
Turvallisuuden vuosihuolto ei ole byrokratiaa, vaan mahdollisuus kehittää toimintaa ja vahvistaa yhteistä turvallisuuskulttuuria. Kun dokumentteja käydään läpi, voidaan samalla tunnistaa kehityskohteita, uusia riskejä ja koulutustarpeita.
Vuosittainen tarkistusajankohta kannattaa sopia etukäteen, esimerkiksi alkuvuoteen sijoittuva turvallisuusviikko, jolloin hoidetaan dokumenttien päivitykset, perehdytykset ja tarvittavat tarkistukset. Kun vuosihuollosta tulee rutiini, turvallisuus pysyy mukana arjessa. Ei vain paperilla, vaan aidosti käytännön tasolla.
Turvallisuuden vuosihuolto on ennen kaikkea jatkuvuuden työkalu. Kun tarkistukset ja päivitykset ovat osa vuosirytmiä, turvallisuus ei jää irralliseksi projektiksi, vaan nivoutuu kiinteästi organisaation arkeen. Näin turvallisuus pysyy hallittuna myös silloin, kun ympärillä tapahtuu muutoksia.
